Política de preservación digital de metadatos en ARCDU
La UNED asume el compromiso de garantizar la preservación a largo plazo de los metadatos recolectados de sus repositorios de contenidos digitales, así como de la ontología que los describe, asegurando la coherencia semántica y la reutilización futura. Con este fin, se adoptan los siguientes principios y medidas:
- Formatos de metadatos abiertos: La UNED prioriza el uso de formatos abiertos para los metadatos recolectados, con el objetivo de prevenir la obsolescencia y garantizar la reutilización. El formato principal es JSON-LD, complementado con otras serializaciones RDF como RDF/XML, Turtle o N-Triples, que favorecen la compatibilidad con herramientas y sistemas de gestión de grafos semánticos.
- Estándares de metadatos: La UNED adopta esquemas, vocabularios y protocolos internacionales para mantener la interoperabilidad y la integración de los repositorios internos de la UNED, siguiendo las recomendaciones de Recolecta y OpenAIRE. Entre ellos se incluyen Dublin Core, PREMIS, FOAF, SKOS, OWL y SPARQL, que permiten mantener la coherencia semántica, facilitar consultas avanzadas y vincular los metadatos con identificadores externos (ORCID, DOI, DBpedia, etc.) dando más valor y persistencia a los datos.
- Ontologías y modelos semánticos: La UNED a través del uso de ontologías garantiza que los metadatos no solo estén en un formato abierto, sino que también usen conceptos y relaciones normalizadas, evitando ambigüedades entre repositorios de distintos centros tecnológicos. Además, aunque el software cambie en un futuro, la ontología mantiene la lógica y las relaciones entre los datos favorenciendo que sigan siendo comprensibles y reutilizables a largo plazo. También la ontología puede ampliarse o adaptarse cuando surjan nuevas necesidades sin perder compatibilidad con lo ya registrado.
- Plataforma tecnológica: La UNED mantendrá versiones estables y actualizadas del software Islandora que sustenta el repositorio recolector, siempre que garanticen la seguridad, el rendimiento y la fiabilidad de sus funcionalidades. Esta práctica contribuye directamente a la preservación, ya que las actualizaciones controladas reducen riesgos de vulnerabilidad, mantienen la continuidad en el acceso a los metadatos y mantienen la compatibilidad con estándares internacionales de preservación e interoperabilidad.
- Entornos diferenciados: La infraestructura del repositorio dispone de entornos de desarrollo y producción. El primero se emplea para implementar y probar mejoras, mientras que el segundo solo recibe aquellas actualizaciones que han superado todas las pruebas de funcionamiento, lo que evitará interrupciones en el acceso al repositorio y garantizará que los cambios tecnológicos se realicen de manera controlada.
- Capacidad técnica y recursos humanos: La UNED cuenta con personal especializado responsable de la administración y supervisión del repositorio recolector, favorenciendo así la disponibilidad del sistema y la resolución ágil de incidencias.
- Infraestructura de servidores: Los servidores se dimensionan adecuadamente para soportar la totalidad de los metadatos y del grafo de conocimiento completo —incluyendo la ontología y todas sus instancias—, preservando al mismo tiempo la escalabilidad ante el crecimiento futuro.
- Copias de seguridad: Se realizan respaldos periódicos de la información, almacenados en servidores independientes, con el objetivo de proteger los datos frente a fallos técnicos, pérdidas accidentales o desastres.
- Colaboración entre repositorios internos: Se fomenta la coordinación entre los diferentes repositorios de contenidos gestionados por los centros tecnológicos de la UNED, asegurando la homogeneidad en los procesos estratégicos de preservación y recolección.
Política de eliminación de metadatos
La UNED persigue que todos los metadatos recolectados de sus repositorios internos se mantengan disponibles de forma permanente en este repositorio recolector. No obstante, el recolector contempla la posibilidad de despublicar metadatos bajo determinadas circunstancias, sin eliminar la información de la base de datos del sistema:
- Cuando los recursos originales en los repositorios internos hayan sido eliminados o retirados por los autores responsables
- Si los registros representan duplicados o contienen errores graves detectados en el proceso de recolección.
Por motivos legales, de propiedad intelectual o de seguridad informática que afecten al recurso original.
Identificadores persistentes
La UNED mantiene la correcta identificación y vinculación de los autores y de los recursos a través del uso de identificadores persistentes. En particular:
- Para que un autor pueda aparecer correctamente en el repositorio recolector, es imprescindible contar con su identificador ORCID. Si el repositorio de origen no proporciona este identificador, se habilitará la herramienta Aurarev, que permitirá al propio autor registrarlo y validarlo mediante el servicio de autenticación de ORCID.
- Siempre que los repositorios de origen dispongan de otros identificadores persistentes para los autores o los recursos, estos se recolectarán y se utilizarán para enlazar los metadatos con la ficha del recurso o autor en el repositorio de origen, favorenciendo la trazabilidad y la coherencia de la información.
El uso de identificadores persistentes garantiza que los metadatos sean reconocibles, interoperables y rastreables a lo largo del tiempo, contribuyendo a la preservación digital y a la correcta atribución de los recursos a sus autores.
Mantenimiento técnico y actualización
La UNED garantiza el correcto funcionamiento y actualización de su recolector de contenidos digitales mediante la organización de equipos técnicos especializados. El equipo INTECCA, es responsable del mantenimiento y actualización del repositorio recolector, así como de la gestión de los repositorios recolectados bajo su ámbito, entre los que se incluyen Cadena Campus y GICCU. Asimismo, otros equipos técnicos, como UNED Media o la Biblioteca Central, se encargan del mantenimiento de repositorios específicos de su competencia, tales como Canal UNED y e-Spacio, respectivamente.
Cada equipo técnico dispone de personal especializado en desarrollo de software, mantenimiento de sistemas y documentalistas. El personal de desarrollo trabaja sobre software libre y desarrollos propios, permitiendo la adaptación y personalización de las herramientas a las necesidades de los repositorios y del recolector. El personal de mantenimiento de sistemas se ocupa de la instalación, configuración, despliegue y actualización periódica de las herramientas, asegurando su funcionamiento adecuado y continuo. Los documentalistas aportan su experiencia en la organización, descripción y gestión de los contenidos digitales, contribuyendo a la correcta integración de los repositorios en el recolector.
Las actualizaciones del recolector se efectúan siguiendo criterios de seguridad, compatibilidad, funcionalidad y continuidad del servicio, incluyendo:
- La incorporación de nuevas versiones del software libre utilizado, con el objetivo de corregir vulnerabilidades y prevenir incompatibilidades.
- La adaptación del recolector ante modificaciones en los repositorios de origen.
- La integración de nuevas capas en la ontología, considerando su naturaleza ampliable.
- La corrección de errores o fallos detectados en el software del recolector.
- La implementación de mejoras que permitan la adecuada ejecución de las copias de seguridad.
La gestión de incidencias se realiza a través del Centro de Atención al Usuario (CAU), que proporciona soporte de primer nivel para la resolución directa de aquellas incidencias que sea posible atender. Cuando una incidencia requiere competencias específicas, el CAU la escala al equipo técnico correspondiente, garantizando una atención eficaz, coordinada y conforme a las mejores prácticas.
Mediante esta estructura organizativa y la aplicación de los procedimientos descritos, la UNED mantiene la actualización continua, la operatividad y la seguridad de su recolector de contenidos digitales, garantizando la disponibilidad y calidad del servicio de recolección de información para toda la comunidad universitaria.
Copias de seguridad
La UNED garantiza la preservación, integridad y disponibilidad de los contenidos digitales recolectados mediante la aplicación de una política de copias de seguridad organizada y supervisada. El recolector realiza copias de seguridad diarias, que abarcan tanto las bases de datos como todo el sistema de ficheros del servidor, favorenciendo así la posibilidad de restauración completa del sistema en caso de fallo, incidencia o pérdida de datos. Estas copias se alojan en un servidor independiente al del recolector, ubicado en una sala física diferente, de manera que cualquier incidente que afecte al servidor principal no comprometa la integridad de las copias. No se emplean sistemas de almacenamiento externos ni soluciones en la nube.
La ejecución, supervisión y validación de las copias de seguridad está a cargo del equipo de sistemas de INTECCA, siguiendo procedimientos documentados bajo la norma de calidad ISO 9000, que establecen los controles necesarios para verificar la correcta realización de las copias y garantizar su fiabilidad. Para la restauración del recolector y de sus contenidos, la UNED se apoya en la documentación oficial de respaldo y restauración proporcionada por Islandora, garantizando que los procedimientos se ejecuten de acuerdo con las buenas prácticas del software y con plena garantía de integridad de los datos.
Con esta política, la UNED establece las condiciones necesarias para que los contenidos digitales recolectados puedan ser restaurados de manera eficaz y segura, minimizando cualquier riesgo de pérdida de información y garantizando la continuidad, disponibilidad y calidad del servicio de recolección para toda la comunidad universitaria.